クレームは未然に防ぐ! 新入社員が仕事でやっちゃいけないこと3つ

クレームは未然に防ぐ! 新社会人が仕事でやっちゃいけないこと3つ

内定・就職、おめでとうございます!

これから新社会人となって社会へはばたくあなたへ、過去さまざまなクレームを生み出してきた私からメッセージがあります。

色々と怒られてきた経験から「これだけはやるな!」ということをまとめましたので、ぜひ入社前に目を通しておいていただきたいと思います。

私を踏み台にして、「今年はいい新人が入ってきたな!」と思われるように頑張ってください。

 

やっちゃいけないこと:電話で名前を聞きとれたフリをする

お世話になっております、○○社のモニョモニョです

と、担当者の名前が聞きとれなかったら、焦りますよね。

勇気を出して聞き返しても聞きとれなかったら、絶望的な気持ちになりますよね。

 

……。お世話になっておりますぅ~!

 

と聞きとれたフリをしたい気持ちはよくわかりますが、頑張って食い下がって聞きとれるまで聞き返しましょう。

○○社のモニョモニョさんみたいな方からお電話です

と取り次いで、いい顔をされたことは一度もありません。

聞きとれるようにちゃんと言わないあっちが悪いんだ、と開き直って図太く聞き返しましょう。

 

聞き返しバリエーションをご用意しましたので、場合によって使い分けてください。

  • 聞きとれなかった直後「申し訳ございません、お名前をもう一度お伺いできますでしょうか?
  • 電話を切る直前「大変失礼ですが、ご担当者様のお名前をもう一度お伺いできますでしょうか?
  • 何度聞いても聞きとれないとき「漢字ではどのようにお書きしますか?

諦めずあの手この手で聞き出してください。

 

新入社員の心得
電話相手の名前は必ず聞く!

 

 

やっちゃいけないこと:電話中のメモを信用する

電話関連で言うと、電話中にとったメモもそのまま信用したら危ないです。

特に電話に慣れない新入社員のうちは、電話中は耳に神経が集中しており、まともなメモがとれません。

  • 6」と書いたが後から読み返して「0」と読んでしまう
  • 「11時から」と書いたつもりで「11時まで」と書いてしまう
  • 「100人」とメモしたが「100人以下」か「100人以上」かわからなくなってしまった
  • 単純な内容だったのでメモをしなかったら電話を切った瞬間に忘れてしまった

こんなことがしょっちゅうあります。

それを防ぐため、口頭で伝えられた情報は必ず復唱しましょう。

電話を切ってしまった場合は、電話中の記憶をたどるより、もう一度相手に電話をして聞いた方が確実です。

早く折り返した方がつかまりやすいので、迷わず確認の電話をしてしまいましょう。

余裕があれば確認メールも送り、文書化すると「言った・言わない」と揉めるのも避けられます。

 

新入社員の心得
電話の内容は必ず復唱!

できればメールも送って書面でも情報を残す!

 

やっちゃいけないこと:「まあいっか」で違和感を流す

数々のクレームを生み出した私の経験則からして、

ん?

と思ったことを見過ごすのは、クレームの始まりの第一歩です。

 

ちょっとでもおかしいなと思ったら、必ず確認してから進行しましょう。

「なんかおかしいかも…?」という感覚はだいたいの場合あっています。

先輩にちょっと相談するだけで防げるクレームがあります。

「あれ?」と思ったらそのまま進めず、報連相を徹底しましょう!

 

新入社員の心得
違和感を覚えたら必ず一度立ち止まる!

 

まとめ:恥ずかしがらない・めんどくさがらない・怖がらない

まとめると、私からのメッセージはこの3点です。

  • 電話相手の名前は必ず聞く
  • 電話の内容は復唱する
  • 違和感を覚えたら一度立ち止まる


恥ずかしがらず、質問しましょう。

めんどくさがらず、確認しましょう。

怖がらず、挑戦しましょう。

 

時には失敗もしますが、それは必要な失敗です。

失敗からたくさん学び、成長してください。

お仕事がんばってくださいね!

 

 

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